Günümüzde hemen hemen her işletmenin çeşitli faaliyetleri nedeniyle belgesiz bazı giderleri vardır. Genellikle şehir içi ulaşım (otobüs dolmuş), posta pulu, jeton vb. için katlanılan bu giderler için fatura veya benzeri bir belge alınamamaktadır. Fatura veya benzeri belgeye bağlanamayan bu tür giderlerin kayıtlara nasıl geçirileceği ve bu giderler nedeniyle ödenen KDV'nin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı konusunda duraksamalar yaşanmaktadır.
Bu yazıda, fatura veya benzeri belgeye bağlanması mümkün olmayan bazı giderlerin kayıtlara ne şekilde gider olarak yansıyacağı ve bu giderlere ilişkin KDV'nin indirilip indirilemeyeceği konuları ele alınmaya çalışılmıştır.
II BELGELENDİRİLMESİ ZORUNLU OLMAYAN MASRAFLARIN NE ŞEKİLDE GİDER OLARAK KAYDEDİLECEĞİ (1)
Vergi Usul Kanunumuz'a göre, yapılan tüm giderlerin, belgeye dayandırılması gerekmektedir. Başka bir ifade ile, belgesiz bir harcamanın, gider olarak yazılması mümkün değildir. Genel kural böyle olmakla birlikte, bunun istisnası olan üç gider türü vardır.
Bunlar, Vergi Usu! Kanunu'nun "Tevsiki Zaruri Olmayan Kayıtlar" başlıklı 228. maddesinde;
1- Örf ve teamüle göre bir belgeye dayandırılması mutat olmayan (alışıla gelmeyen) çeşitli giderler (örneğin, bahşiş gibi giderler),
2- Belgenin sağlanmasına olanak bulunmayan çeşitli giderler (örneğin, şehir içi dolmuş, otobüs, posta pulu ve jeton gibi giderler),
3- Vergi Kanunları'na göre götürü olarak tespit edilen giderler (örneğin, kira gelirlerindeki % 25'lik götürü gider gibi giderler),
için ispat edici kağıt aranmayacağı hükme bağlanmıştır. Aynı hüküm gereğince, l ve 2 No.lu bentlerde yazılı giderlerin gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve niteliğine uygun bulunması zorunludur (2)
Mükelleflerin faaliyetleri ile ilgili olarak yaptıkları şehir içi ulaşım, posta pulu vb. giderlerini kural olarak belgelemeleri şarttır. Genellikle bu tür giderler belgeye bağlanamamaktadır. Belge sağlanamaması, bu masrafların gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesine engel değildir. Ancak bu şekilde işlem yapılabilmesi için,
Postaya verilen evrakların niteliğini gösteren bir bordro hazırlanmasında,
İş takibi için şehir içi yolculukları dolayısıyla ödenen dolmuş veya otobüs ücretlerinin belgelendirilmesi için ilgili eleman veya memurca düzenlenen ve yapılan masrafların içeriğini gösteren bir liste yapılmasında,yarar vardır.
Maliye Bakanlığı'nın konu ile ilgili özelgelerine (3) göre, fatura veya benzeri belgelere bağlanamayan şehir içi ulaşım, posta pulu vb. giderleri;
- Faaliyetlerle ilgili olması,
- İşin genişliğine ve niteliğine uygun bulunması,
- Şehir içi ulaşımı (otobüs veya dolmuş) göstermek üzere hazırlanan bir liste düzenlenmesi,
- Postaya verilen evrakın niteliğini gösteren bir bordro hazırlanması,
- Vergi mükellefi veya yetkilileri tarafından imzalanması veya firma kaşesi basılması gibi,
koşulların gerçekleşmesi halinde, gerçek miktarları üzerinden kayıtlara gider olarak kaydedilebilecektir.
Konu ile ilgili olarak verilen bir başka Özelge'de de aynı yönde açıklama yapılmış olup, söz konusu Özelge'de;
"Yapılan posta masraflarının faaliyetleri ile ilgili olması ve işin genişliğine ve mahiyetine uygun bulunması kaydıyla, adi mektup pulları karşılığında yapılan harcamanın belgelendirilebilmesi için vergi mükellefi veya yetkilileri tarafından imzalanmak ve işletme veya firma kaşesi basılmak suretiyle bir bordronun düzenlenmesi ve postaya verilen evrakın niteliğinin söz konusu bordroya yazılması halinde, kullanılan pullar için yapılan harcamaların tevsikinde yeterli bir belge olarak kabulü mümkün bulunmaktadır."
şeklindedir (4)
Ancak, belgesiz yazılabilecek şehir içi ulaşım, posta pulu vb. giderler için,şin hacmi ve işin niteliği kuşkusuz önemlidir. Örneğin, bir sıhhi tesisatçının şehir içi ulaşım, posta pulu vb. gideri neredeyse yok denecek kadar azdır. Ancak, geniş bir müşteri kitlesine hitap eden, zaman zaman bazı broşürler, indirimli satış duyurulan ya da ürünlerini, işletmesini veya yaptıkları organizasyonu tanıtıcı yazılar gönderen bir işletmenin, belgesiz olarak önemli tutarlarda posta pulu, şehir içi ulaşım vb. gideri yazması mümkündür. Bazı durumlarda, sözgelimi broşür gönderildiği durumlarda posta giderine esas olan olayı, örneğin onbin adet broşür gönderildiğinin matbaa faturasıyla da kanıtlanması gerekmektedir.
Konuya bu açıdan bakıldığında, bazı işletmelerin özelliği gereği yılda en fazla birkaç milyon lira posta pulu, şehir içi ulaşım vb. gideri yazabileceği, bazılarının ise belgesiz olarak bir kaç yüz milyon liralık hatta milyarlık posta pulu, şehir içi ulaşım vb. gideri yazabileceği sonucu ortaya çıkmaktadır (5)
III BELGESİZ YAZILABİLECEK ŞEHİR İÇİ ULAŞIM, POSTA PULU VB. GİDERLERE AİT KDV'NİN İNDİRİMİ
KDV'nin indirimine ilişkin hükümler KDV Kanunu'nun 29-34. maddelerinde düzenlenmiştir. KDV Kanunu'nun 29. maddesine göre; mükellefler Kanun'da aksine bir hüküm bulunmadıkça, faaliyetlerine ilişkin olarak yüklendikleri KDV'yi indirim konusu yapabilirler. Kanun'un 34. maddesinde ise, yüklenilen vergilerin, satışlar üzerinden hesaplanan KDV'den indirilebilmesi için;
- Fatura veya benzeri belgelere kaydedilmesi,
- Bu belgelerin yasal defterlere kaydedilmesi,
koşullarının her ikisinin birlikte gerçekleşmesinin zorunlu olduğu hükme bağlanmıştır.
Başka bir anlatımla, KDV Kanunu'nun 29 ve 34. maddelerine göre yüklenilen vergilerin mükelleflerce indirim konusu yapılabilmesi için;
- Yüklenilen KDV, mükellefiyet konusu faaliyet ile ilgili olmalıdır.
- Yüklenilen KDV, indirilebilecek nitelikte olmalıdır (yani 30. madde kapsamına girmemelidir),
- KDV, istisnai durumlar hariç olmak üzere fatura veya benzeri belgelerde ayrıca gösterilmelidir.
- Fatura veya benzeri belgeler, vergiyi doğuran olayın meydana geldiği takvim yılı aşılmamak şartıyla yasal defterlere kaydedilmelidir.
Buna göre, posta giderleri ile şehir içi ulaşım vb. giderlerin fatura veya benzeri belgeye bağlandığı durumlarda, KDV indirimi açısından herhangi bir sorun bulunmamakta, bu giderler nedeniyle ödenen KDV, indirim konusu yapılabilmektedir. KDV indirimi açısından burada belirtilmesi gereken bir başka husus ise, posta ücretleri ile şehir içi ulaşım (otobüs biletlerinin) giderlerinin belli bir tarifeye göre, KDV dahil olarak belirlendiğidir. Dolayısıyla, bu ücretler nedeniyle fatura veya benzeri belgelerde KDV'nin ayrıca gösterilmesine gerek bulunmamaktadır. KDV dahil olarak belirlenen bu giderlere ait KDV'nin iç yüzde oranı uygulanmak suretiyle hesaplama yapılarak indirilmesi gerekir. İç yüzde oranının formülü ise şu şekildedir;
Vergili bedel x Vergi Oranı 100 +Vergi oranı
İşletmeye ait şehir içi ulaşım, posta pulu vb. gibi giderlerin fatura veya benzeri belgeye bağlanamadığı hallerde ise, bu giderlere ait KDV'nin indirilip indirilemeyeceği konusunda duraksamaya düşülmektedir.
Mükellefiyet konusu faaliyetle ilgili olan ve işin genişliği ve niteliğine uygun olan şehir içi ulaşım, posta pulu vb. gibi giderlerin fatura veya benzeri belgeye bağlanamadığı durumlarda, yukarıda belirtildiği şekilde bir liste veya bordro düzenlenerek mükellef yada yetkilileri tarafından imzalanması veya firma kaşesi basılması koşuluyla, listede veya bordroda yeralan vergi dahil bedeller içerisindeki KDV'nin iç yüzde oranıyla ayrılarak indirilmesi gerekir. Bu verginin indirimi gerek yüklendikleri vergilerin mükellefler üzerinde yük olarak kalmamasını öngören KDV'nin indirim teorisine, gerekse Kan un'un indirim hükümlerine uygundur. Ayrıca bu giderlerin bir liste veya bordro ile belgelendirilmesi VUK yönünden mümkün olduğundan, KDV indirimini fatura veya benzeri belgeye bağlayan KDVK yönünden de herhangi bir sakınca bulunmamaktadır (6)
Maliye Bakanlığınca verilen Özelge' de (7)
"Posta masrafları nedeniyle düzenlenen bordroda yeralan bedel içerisindeki KDV'nin iç yüzde oranıyla aynlarak indirim konusu yapılması mümkün bulunmaktadır."
şeklindeki idari görüş de bu açıklamamızı doğrulamaktadır.
IV SONUÇ
İş ve işletme ile ilgili, işin genişliği ile orantılı ve işin niteliğine uygun olan, ancak fatura veya benzeri bir belgeye bağlanamayan şehir içi ulaşım, posta pulu vb. gibi giderleri vergi mükelleflerince veya yetkilileri tarafından imzalanacak ve firma kaşesi basılacak bir liste ya da bordro ile belgelendirilebilecektir. Bu giderler, söz konusu liste ya da bordroya dayanılarak gerçekmiktarları üzeriden kayıtlara intikal ettirilebilecektir.
Her ne kadar bordronun şirket yetkilileri tarafından onaylanması yeterli görülmüş ise de, yapılacak vergi incelemelerinde mükelleflerin eleştiriye maruz kalmamaları için yüksek tutarları bulan posta masraflarına ilişkin düzenlenen bordroların ilgili posta birimine onaylattınlmasında yarar vardır (8)
Ayrıca, vergi dahil olarak belirlenen şehir içi ulaşım, posta pulu vb. ücretleri içindeki KDV'nin de, iç yüzde oranı uygulanmak suretiyle hesaplanarak indirilmesi mümkün bulunmaktadır (9)